كيفية كتابة رسالة إلى مسؤول

كيفية كتابة رسالة إلى مسؤول، كانت الرسائل قديما من احدى وسائل الاتصال ولا تزال وسيلة اتصال الى يومنا هذا بالرغم من التطور الكبير والهائل في مجال الاتصال والتواصل، حيث تعتبر وسيلة مهمة وضرورية لتسيير الكثير من الأمور التي تخص المؤسسات او الشركات او الاشخاص، لكنها أصبحت بشكل مختلف عما كانت عليه قديما، فقديما كانت تعتمد فكرة الرسائل على الكتابة اليدوية على الأوراق اما اليوم فقد أصبحت تعتمد على الكتابة الالكترونية.

أهمية الرسائل الرسمية

تعتبر كتابة السائل بصيغة رسمية من اهم الأمور التي يجب الانتباه اليها كونها تتعامل مع جهات رسمية وحكومية مثل الشركات الكبرى والجامعات والوزارات، لذا لا بد من التركيز على الصيغة الخاصة بالرسالة والتي يجب ان تكون متشابه في الصيغة واختلاف الغرض منها، وتعرف الرسائل الرسمية بانها عبارة عن نصوص مكتوبة في مناسبات معينة، كما يمكن ان تكون مجرد نص تواصل مع جهات رسمية كبيرة.

أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية

هناك بعض النقاط التي يجب تجنبها اثناء كتابة الرسائل الرسمية منها كتابة الالفاظ غير الملائمة مع النص، وتجنب استخدام كلمات عامية، ويتنوع غرض الرسائل السمية فإما ان تكون من اجل أعمال تجارية خاصة بإحدى الشركات او من اجل تقديم شكاوي وطلبات الى جهات مختصة، وبغض النظر عن محتواها فإنها تكون مرسلة لشخص ذو مكانة ومركز مرموق في الدولة أي انه لا يمكن الحديث معه بحجة صداقة أو معرفة شخصية لذلك نجد المرسل يلتزم بعبارات محددة.

طريقة كتابة رسالة رسمية

ولكتابة رسالة سمية الى مسؤول لا بد من كتابة الترويسة والتي تضم اسم الشخص المرسل ورقم هاتفه وعنوان البريد ورمزه وهذا يكون في الجانب الأيمن من الصفحة ويجب مراعاة ترتيب العناوين وذلك لان المسؤول عادة ما يقوم بقراءتها، وبعد الانتهاء من كتابة الترويسة لتي تشتمل على عناوين ومعلومات عن المرسل يجب كتابة تاريخ الارسال ثم في الأسفل تحته مباشرة يجب كتابة اسم الشخص الموجه له الرسالة وكتابة مركزه وصفته وعنوانه ويجب كتابة لقبه قبل اسمه.

تعتبر الرسالة الرسمية من اهم وسائل الاتصال مع الجهات الحكومية والرسمية والجامعات والمدارس والوزارات والتي تكون على الشكل التالي: السيد مدير مكتب شؤون الطلبة، وبعدها بسطر تكتب التحية وهي تحية الاسلام .